nb-ampa/reunión_con_fapa_05_12_2024.md

Reunión con FAPA 05/12/2024

Misc

Participantes: Sonia Ramon, Borja Robert, Jose Luís Pazos (FAPA) Horario: 18:00 a 19:30 Lugar: vía Zoom

Notas

Cambio de vicepresidenta

• Para evitar problemas con el registro de la nueva Junta, FAPA recomienda que la fecha de nombramiento de Sonia sea la del día de las elecciones.
• En la próxima Asamblea, uno de los puntos del orden del día tiene que ser la ratificación de los cambios en la Junta. La Asamblea tiene que ratificar las decisiones de la junta. Si votasen en contra, deja de serlo en ese mismo momento, la Junta tiene que nombrar otra vicepresidenta y este nuevo nombramiento se lleva a una nueva asamblea para su ratificación. Sonia no podría volver a ejercer de vicepresidenta.
• Podemos cubrir el puesto de Libertad y sumar a la Junta a cualquier persona asociada al AMPA. Es potestad de la Junta, pero también tendría que recibir ratificación en la próxima Asamblea. Como se nos ha elegido en una lista de 12 personas, podemos tener una Junta de 12.
• Libertad no tiene que firmar nada, ha notificado su baja y ya está.

Registro de la nueva Junta Directiva

• Se puede usar el antiguo certificado porque es de la asociación. Aunque esté a nombre de Endika a él no le va a afectar.
• No hace falta anular el certificado de Endika. Una vez se emite el nuevo, el otro queda automáticamente anulado.
• Nuestro número de registro territorial es el 3118. Es un número de por vida y es como el CIF. Una vez que lo tienes no hace falta cambiarlo ni actualizarlo, aunque aparezcan otros nombres en el documento.
• En cuanto al pago de tasas, se tienen que hacer con una cuenta personal. Se paga con la tarjeta de quien haga la gestión (la presidenta) y después se le hace una transferencia bancaria o se le entrega en mano. Si se hace en mano, imprescindible un RECIBÍ.
• El procedimiento es el siguiente (lo tiene que hacer Laura)

1. Se paga la tasa para inscripción de nueva Junta Directiva
2. Se tramita la inscripción de nueva Junta Directiva (Laura)
3. Se paga la tasa (11€) para obtener un certificado con los datos de inscripción de la asociación (que sirve para pedir el nuevo Certificado Electrónico)
4. Se solicita el certificado con los datos de inscripción de la asociación para la obtención de Certificado Electrónico. IMPORTANTE Desde que llega este certificado hay 15 días para obtener el Certificado Electrónico.
5. Se solicita el código de la FNMT para la obtención del Certificado Electrónico (en el mismo ordenador donde se va a instalar por primera vez).
6. Se pide cita en Hacienda para obtener el Certificado Electrónico.

• El Certificado Electrónico caduca a los 2 años. Nos tocará renovarlo antes de las próximas elecciones.

Datos varios del AMPA

• Nuestro número de registro territorial es el 3118.
• El número de registro del AMPA en la Comunidad de Madrid es 28A28C91.
• El número de registro del AMPA en el censo municipal es 654
• Nuestro número en FAPA es el 44 (estamos desde 1979)

Censo Municipal: ¿sirve?

• Si tenemos condición de asociación de utilidad pública municipal (que no), entonces es imprescindible renovarlo cada año. Si no, aproximadamente cada tres años se pondrán en contacto con la asociación desde el la Junta Municipal de Distrito para pedir una actualización de datos. Si no se actualizan, reclasifican la asociación como 'inactiva'. Eso puede dar problemas a la hora de pedir subvenciones.
• Estar en el censo municipal (lo estamos) nos permite, por ejemplo, poder pedir material en préstamo (sillas, micrófonos, altavoces, cosas así). Si quisiésemos hacerlo, todo siempre a la JMD y con tiempo de sobra.

Con quién tenemos que hablar en la JMD

• Con la técnico de Educación de la JMD o con la persona que lleva la parte de Concejalía de Educación en la Junta. Si tienen que remitir algo más arriba ya lo harán.

Los retos de actividades con comida en el cole

• El problema de la alimentación es que, si se van a manipular alimentos, hace falta cumplir unos requisitos: todo el mundo con carnet de manipulador de alimentos, mantener la cadena de frío, etc. Por lo tanto, como además no vamos a poder usar las cocinas, cualquier comida casera está básicamente prohibida. Sí está permitido alimentos envasados.
• Lo mismo atañe a las bebidas. No puedes llevar limonada casera, pero sí unas latas.

Cómo hacemos una actividad e intercambiamos latas por dinero?

• De cara al ayuntamiento, en ningún proyecto o documento podemos decir que "vendemos" nada porque somos una entidad sin ánimo de lucro y no podemos emitir facturas. Ni nosotros vendemos ni nadie compra. Ej: Si adquirimos bebida para una fiesta, compenso estos costes pidiendo a la gente el precio redondeado. No podemos tener beneficio. Si hay superávit tras una actividad, pues se queda en las cuentas de la asociación.
• Además, se tiene que fijar un precio de entrada y, si acaso, bonificar al asociado, pero nunca podemos penalizar a la persona no asociada. El no asociado paga el coste de la entrada y la persona asociada la puede adquirir bonificada.

Como "gratificamos" a unos voluntarios?

• Tenemos dos formas de hacerlo: reconocerlo como una prestación económica, y entonces hay que descontar y declarar el IRPF. O hacer un recibí que diga "compensación de costes rey mago" y no hace falta pedirles justificación de esos costes. Asumimos que habrán tenido que venir en coche, comprarse un bocata, pagarse el abono transporte, etc.

Seguros

• Por ser miembros de FAPA, todas las actividades de la asociación, dentro y fuera del cole, están cubiertas. Si contratamos algo con una empresa, tiene que ser la empresa la que provea del seguro. Si son voluntarios socios, se hace un documento con el acuerdo de colaboración para la actividad y entran. Si son voluntarios no asociados, además de firmar el acuerdo de colaboración hay que contratarles un seguro de voluntario.
• FAPA tiene un acuerdo con Generali que los ofrece muy baratos.
• En actividades como la de los reyes magos, FAPA nos recomienda no contratar nada porque no tiene sentido. Si rompen algo el cole reclamaría al AMPA y podemos hacer un parte que lo cubriría el seguro de FAPA.

Necesitamos saber el número de personas asociadas?

• Solo la FAPA y solo para cobrar sus cuotas. Nos pide que notifiquemos, más que el número de socios, el número de cuotas que se pagan (porque hay asociaciones que por ejemplo bonifican la segunda cuota de una familia para que solo paguen una)

Resuelto el misterio del cambio de banco

• Resulta que CEAPA (Confederación de la que forma parte FAPA) ha llegado a un acuerdo con el Banco Santander para que las asociaciones puedan tener cuenta sin comisiones y también puedan tener un datáfono. Si lo quisiésemos, se lo tendríamos que pedir al Santander y al parecer cobran un algo pequeño por cada transacción.

Aplicación APASoft y APP FAPA

• AMPA Zuloaga tiene habilitada la aplicación APASoft, que permite gestionar altas y bajas y todo lo demás desde la web. Al parecer es muy antigua y difícil de actualizar, así que ahora están trabajando en una versión más nueva y en el móvil
• Para la app APASoft hay que pedir usuario y contraseña (será el dni de alguien y una contraseña, con eso podemos hacer de administrador, crear un nuevo administrador y borrar el antiguo)
• La versión móvil permite gestionar altas y bajas de socios, notificar eventos, aportar documentación, llevar la "tarjeta" de socio, pagar la cuota, convocar a eventos, gestionar las extraescolares, etc. Es gratis y habría que ver si cumple las mismas funciones que la novoAMPAS y así la podemos reemplazar por algo gratis.
• A partir de enero la app también permitirá que se hagan pagos y estos lleguen directamente a la cuenta de la asociación (gracias al acuerdo ese con el Santander, al parecer)
• Próximamente también tendrá repositorio de archivos para que vayan quedando ahí para la posteridad un montón de cosas como CIF y cosas así.
• Esta aplicación (móvil) también está activada con el email de la asociación. Pedir contraseña

Custodia de archivos y documentos con información sensible

• Recomienda que solo una persona sea administradora de la aplicación (sea APASoft o FAPAmovil)
• La secretaria tiene que custodiar la documentación de la asociación. Lo suyo es que solo tengan acceso al email de la asoc por ejemplo Presidenta, Secretaria y Vicepresidenta. También a archivos sensibles, que no hace falta que los maneje toda la Junta.
• En la práctica, dice que se puede usar el Drive, pero que lo suyo es que sea uno vinculado a la cuenta de la asociación y no la de alguien particular.

Designaciones para Consejo Escolar

• Tienen un modelo para designar representantes titular y suplente.
• Nos pide que lo metamos por registro del cole por duplicado (así nos quedamos copia) y nos avisa de que algunas directivas tienen problemas con la suplencia porque solo la tienen las AMPAs. Que lo peleemos.
• Desde el instante en que se registra ya está hecho, no hay que recibir nada de confirmación.
• A la persona representante del AMPA le llegará la convocatoria a su correo personal, NO al del AMPA.
• Si no va a poder acudir la titular, tiene que avisar de que va a ir la suplente para que convoquen a la suplente.

Documento de traspaso

• Documento adhoc entre ambas partes en el que figure una relación de todo lo entregado, de forma global, sin pormenorizar. Se puede añadir el efectivo entregado y el saldo en cuenta.
• Recomienda añadir al final del documento, como coletilla "Toda esta documentación queda pendiente de revisión"
• Este documento también tendrá que pasar por asamblea y comentarse.

Obligaciones de la Junta

• Lo que tiene que lograr una junta es que la asamblea apruebe cada año un Presupuesto Anual + Plan de actividades + Cuentas cerradas + Memoria de la gestión de esas cuentas. Con eso aprobado, la responsabilidad es de toda la asociación y no solo de la junta.

Charlas, talleres y cursos

• FAPA ofrece gratuitos talleres para acompañar a niños y niñas durante Asambleas, Juntas u otras actividades asociativas relevantes. Hay que solicitar con tiempo. Unos días antes piden un listado completo de participantes para poder organizar la actividad adecuadamente.
• Todas las familias pueden hacer todos los cursos. Ahora mismo hay 4 cursos online disponibles que nos recomienda. También se pueden solicitar formaciones específicas sobre temas relacionados y buscarán la manera de que se haga.
• Podemos solicitar a la FAPA charlas para cualquier público sobre cualquier tema. Y también es gratis. De quién acude se encarga el AMPA. Vamos, que no es obligatorio que sea solo para familias asociadas.

Sobre el acceso al cole fuera de horas lectivas

• La PGA (Programación General Anual) es la que define lo que podemos hacer y gestionar directamente con el centro. Si encontramos la manera de justificar que nos dejen estar en el cole hasta más allá de la hora de extraescolares, no debería haber ningún problema.
• Nos recomienda que todo lo que podamos gestionar directamente con la directiva del centro lo hagamos (tiene que estar en la PGA para que sea el caso).
• La dirección del centro tiene la obligación legal de favorecer las actividades de la asociación, por lo que no se pueden negar a una petición sin un buen motivo (especialmente si está en la PGA).

Subvenciones

• La única subvención a la que podemos aspirar de manera realista es a la de la JMD.

Climatización

• Ya se hizo la ILP autonómica y está en la comisión de Participación. Con suerte se tramitará a lo largo de 2025 y tiene opciones de aprobarse.

Obligaciones para las actas

• Todas las actas de las juntas y las asambleas las tienen que firmar la Secretaria y la Presidenta. Si hay firma manuscrita tenemos que guardar copia en papel sine die. Si es con firma electrónica y huella podemos conservar el PDF y listo. (Laura hazte firma electrónica).